Построение прецедентной модели существующего бизнес-процесса

Внешняя или прецедентная модель описывает бизнес так, как он виден извне, т.е. как он воспринимается клиентами и другим окружением. Данная модель отражает представление о том, что делает бизнес, а не как делает.

Построение прецедентной модели начинается с выделения прецедентов и элементов окружения. "Продажа заказного продукта", является основным прецедентом, который отражает весь бизнес-процесс в исследуемой организации. В данный прецедент входят еще три различных по своей сути бизнес-процесса: "Оформление заказа", "Проектирование", "Изготовление". Окружение моделируется при помощи действующих лиц, субъектов, которое взаимодействует с бизнесом. Субъект представляет собой абстракцию кого-либо или чего-либо, использующего бизнес. Он обозначает роль, которую что-то или кто-то может играть по отношению к бизнесу. Субъектами исследуемого бизнес-процесса являются "Заказчик" и "Поставщики". "Заказчик" физическое или юридическое лицо, обращающееся в салон-мастерскую с целью сделать заказ на изготовление мебели. "Поставщики" - субъекты, с которыми взаимодействует бизнес, и которые осуществляют поставку материалов и фурнитуры. На рисунке 4.1 представлена диаграмма вариантов использования, которая отображает взаимодействие бизнес-процесса с окружением (прецедентов с акторами).

Рисунок 4.1 Диаграмма вариантов использования

Следующий шаг в построении прецедентной модели - описание прецедента последовательностью шагов. Данное описание называется потоком событий.

Так как реинжиниринг будет направлен на процесс продажи заказной мебели, особое внимание обратим именно этот прецедент. Данный бизнес-процесс является общим и исследуемым, он включает в себя поток событий и три обособленных прецедента, каждый из которых будет рассмотрен более подробно.

Поток событий прецедента "Продажа заказного продукта" (Рисунок 4.2):

1. Клиент обращается в отдел по работе с клиентами с целью заказать мебель, начинается выполнение прецедента "Оформление заказа".
2. Если клиент отказывается от условий, то бизнес-процесс прерывается, если клиент соглашается, то он заказывает необходимую ему мебель.
3. Проектный отдел приступает к проектированию заказанной мебели, данный бизнес процесс отражает прецедент "Проектирование".
4. Сборочный цех приступает к изготовлению заказанной мебели, данный бизнес-процесс отражает прецедент "Изготовление".
5. Следующим шагом является контроль качества изделия, который осуществляет проектный отдел.
6. Если изделие не удовлетворяет предъявляемым нормам, то в сборочном цеху приступают к исправлению дефектов и несоответствий нормам.
7. Если изделие качественное, то отдел доставки осуществляет погрузку и доставку изделия клиенту.

Рисунок 4.2 Поток событий прецедента "Продажа заказного продукта"

Далее будет рассмотрен поток событий бизнес-процесса, обособленный в отдельный прецедент "Оформление заказа", при котором происходит взаимодействия клиента с менеджером по работе с клиентами.

Поток событий прецедента "Оформление заказа" (Рисунок 4.3):

1. Клиент приходит в отдел по работе с клиентами и обращается к одному из менеджеров по работе с клиентами, с целью оформить заказ на изготовление мебели.
2. Менеджер предоставляет клиенту каталог возможных эскизов и дизайнов мебели. Клиент выбирает изделие.
3. В процессе общения выясняются дополнительные пожелания клиента, которые менеджер учитывает и примечает.
4. Менеджер объясняет клиенту условия оплаты мебели.
5. Далее возможны два варианта: Клиент отказывается и на этом текущий бизнес-процесс прерывается; Клиент сразу полностью оплачивает заказ, и ему выдается чек об оплате;
6. Если бизнес-процесс не был прерван, то менеджер формирует бланк заказа, в котором указывает личную информацию клиента, выбранный тип изделия, дополнительные пожелания клиента.
7. Далее менеджер относит бланк заказа в проектный отдел, на этом поток событий данного прецедента заканчивается.

Рисунок 4.3 Поток событий прецедента "Оформление заказа"

Вторым в последовательности событий бизнес-процесса "Продажа мебели на заказ" является прецедент "Проектирование", в котором описан процесс проектирования заказанной мебели. В данном бизнес процессе взаимодействуют два отдела: проектный отдел и отдел материально-технического снабжения.

Поток событий прецедента "Проектирование" (Рисунок 4.4):

1. Один из проектировщиков принимает бланк заказа от менеджера по работе с клиентами.
2. Проектировщик начинает разрабатывать проект изделия, и в процессе учитывает пожелания клиента.
3. Далее проектировщик оценивает материальные затраты на изготовление мебели.
4. Проектировщик формирует заявку на необходимые материалы и относит её в отдел по материально-техническому снабжению.
5. Оператор автоматизированного учета сверяет по базе данных наличие необходимых материалов.
6. Если необходимые материалы отсутствуют, то материально-ответственный кладовщик заказывает необходимые материалы у поставщиков, по факту доставки он их принимает и подписывает счет-фактуру.
7. После доставки, или если материалы были в наличии, материально-ответственный кладовщик сообщает о наличии необходимых материалов в сборочный цех.
8. Проектировщик относит готовый проект мебельным мастерам в сборочный цех. На этом поток событий данного прецедента заканчивается.

Рисунок 4.4 Поток событий прецедента "Проектирование"

Третьим в последовательности событий бизнес-процесса "Продажа мебели на заказ" является прецедент "Изготовление", в котором описан процесс изготовления мебели.

Поток событий прецедента "Изготовление" (Рисунок 4.5):

1. Мебельный мастер принимает проект изделия.
2. В соответствии с проектом мебельный мастер изготавливает необходимую мебель.
3. Далее приглашается ответственный за заказ проектировщик, для контроля качества изделия. На этом шаге последовательность прецедента "Изготовление" заканчивается.

Рисунок 4.5 Поток событий прецедента "Изготовление"

Таким образом, прецедентная модель бизнес-процесса "Продажа заказного продукта" построена.