Вступ

Документи з особового складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і так далі.

До цієї групи документів належать і заяви, накази щодо особового складу, автобіографія, характеристика, резюме, контракти з найму працівників, трудова книжка, особовий лист з обліку кадрів, особова справа.

Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання ( наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія ), адміністрація зобов'язана вимагати пред'явлення диплома чи іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку ; особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов'язково подати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи.

Розроблена і застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою уніфікованої системи організаційно - розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документованих комплектів, придатних до використання в автоматизованих системах керування (АКС) і в умовах застосування традиційних методів. Зазначення підсистем документів рекомендовано до використання на всіх рівнях управління.

Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар - референт, технічний секретар, офіс - менеджер ) повинен звірити усі відомості, анкету й автобіографію з оригіналами документів ( паспортом, дипломом, трудовою книжкою).

ЗАЯВА

Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне твердження або прохання.

Заява буває простою та складною. Складна (вмотивована) заява відрізняється від простої тим, що в ній не лише викладається прохання, а й дається його обґрунтування, пояснюються причини, мотиви. У складній заяві може вказуватися, які саме документи до неї додаються. Їх перелік дається після основного тексту заяви перед підписом.

Заяву про прийняття на роботу подають громадяни при вступі на роботу, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу.

Розрізняють два основних види заяв:

особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, установи), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

Зовнішні:

а) особисті, в яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового квитка, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);
б) службові, в яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами .

Внутрішні, де не є обов'язковими вимоги, зазначені у зовнішніх заявах.

Хоча заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів і написання тексту документа.

Заява складається з таких реквізитів:

Адресат (з великої літери праворуч) - посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява.

Адресант (без прийменника з малої літери): назва установи або посада, прізвище, ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою.

Назва виду документа (без крапки).

Текст (з абзацу).

Підстава (додаток): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності .

Дата написання (ліворуч).

Підпис адресанта (праворуч).

За аналогічною схемою складають й інші заяви з кадрових питань, але у цих документах є наявними певні особливості у написанні деяких реквізитів:

при їх адресуванні до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

у тексті заяви формується прохання (висновок) і дається обґрунтування (докази).

Різновидами заяв також є повні заяви, які подаються до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментів, заяви про облік житла, заяви-зобов'язання, позовні заяви.

Зразок:

Ректорові національного

університету харчових технологій

професору Українцю А. І.

Петрова Івана Івановича,

що проживає в м. Києві,

вул. Житомирська, буд. 76, кв. 1

Заява

Прошу допустити мене до вступних іспитів на енергетичний факультет зі спеціальності промислова теплоенергетика.

До заяви додаю: 1) атестат про освіту за № 54789; 2)характеристику ;

3) автобіографію;
4) довідку про стан здоров'я (форма № 086);
5) 6 фотокарток.
17.02.93

ХАРАКТЕРИСТИКА

Характеристика - це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві (учня, студента).

Характеристика пред'являється при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

У кожній правильно написаній характеристиці повинно вказуватися по-перше - прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, національність, освіта (розташовують у стовпчик справа);

по-друге - дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.);

по-третє - власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, стосунки у трудовому колективі. Вказується згадка про нагороди або заохочування;

по-четверте - висновки, де зазначено призначення характеристики;

по-п'яте - посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі - інших відповідальних осіб). Дата укладання документу (ліворуч).

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою.

Характеристика видається на руки або надсилається до підприємства, установи (організації), які її запитали.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Зразок:

ХАРАКТЕРИСТИКА

Миронова Сергія Миколайовича

1965 року народження

освіта вища,

бухгалтер планового відділу

Харківського тракторного заводу

м. Харків

Миронов С.М. працює на посаді бухгалтера з 1990 року після закінчення Харківського технічного інституту.

Службові інструкції та доручення виконує сумлінно. Має високий професійний рівень з питань нарахування коштів, оплати праці й бухгалтерського обліку.

Підвищує кваліфікацію в Харківському інституті народного господарства. Користується повагою й авторитетом у колективі.

Миронову С.М. рекомендується більше уваги приділяти питанням господарсько-фінансової діяльності та опановувати роботу на комп'ютері.

Характеристику видано для надання в атестаційну комісію.

Зав. відділу О. Я Яремчук

Головний бухгалтер З. М. Фелімон

09.04.98

АВТОБІОГРАФІЯ

Автобіографія - це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Автобіографія подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова “автобіографія”, яке розміщується посередині рядка. Кожне нове повідомлення в автобіографії повинне починатися з абзацу. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа - підпис автора.

Тип мовлення автобіографії - розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенником я. Необхідно уникати прикметників, що виражають ознаку. Кожен, хто пише автобіографію, основну увагу має приділяти фактам, не вдаючись до міркувань з приводу окремих життєвих ситуацій, опису подій.

Всі відомості з автобіографії подаються в хронологічній послідовності, щоб уявити життєвий шлях, ділову кваліфікацію і громадську активність людини .

Незважаючи на довільний виклад тексту, автобіографія має такі реквізити:

Назву виду документа.

Прізвище, ім'я та по батькові (у Н. відмінку однини).

Дата народження: число, місяць (літерами), рік.

Місце народження: село, селище, місто (у Н. відмінку), район

(у Р. відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження.

Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися у час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.

Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

Нагороди, стягнення, заохочення.

Відомості про громадську роботу.

Короткі відомості про склад сім'ї (без займенників).

Якщо неодружені:

батько, мати (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім'ї (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада).

Якщо одружені:

дружина, чоловік (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання );

діти (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

Повна домашня адреса, номер телефону.

Дата укладання (ліворуч).

Підпис укладача (праворуч).

Зразок:

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Волош Микола Пилипович, народився 15 квітня 1973 року в селі Високе Балаклійського району Харківської області.

Після закінчення 1990 року Балаклійської середньої загальноосвітньої школи № 3 працював механізатором колгоспу “Велике”.

З 1991 року до 1993 року - служба в армії.

З 1994 року - студент механіко-математичного факультету Харківського авіаційного університету. Закінчив Харківський авіаційний університет у 1998 році за фахом викладач математики.

З 1998 року працюю вчителем математики Харківської середньої загальноосвітньої школи № 65.

З 1999 року - аспірант Харківського авіаційного університету.

Склад сім'ї:

Дружина - Волош Надія Миколаївна, 1974 року народження, викладач хімії в середній загальноосвітній школі № 65;

Син - Волош Сергій Миколайович, 1998 року народження;

Домашня адреса: 30131, Харків, вул. Дзержинського, будинок 72, квартира 37

Телефон 35-26-35

23 жовтня 2003 р.

НАКАЗ ПРО ОСОБОВИЙ СКЛАД

Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної діяльності: організації праці (навчання); добір і розстановка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні, з питань основної діяльності).

Серед організаційних наказів розрізняють:

а) ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають у середині організації (підприємства);
б) на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів; такі накази видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ (організацій), затвердженні планів тощо.

Накази складаються з констатуючої та розпорядчої частини. Однак у наказах, що видаються на виконання ухвал керівних (вищих) органів, часто не пишуть констатуючу частину. Замість цього подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа. Констатуючої частини може також не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують роз'яснень та з різнопланових питань. У таких випадках текст наказу складається з параграфів.

У наказі мають бути такі реквізити:

Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

Назва виду документа.

Дата підписання.

Номер наказу.

Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа.

Заголовок (короткий зміст наказу) “про…”.

Текст:

констатуюча частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (вказується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядження вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документу, а також передається зміст певного розподілу статті документа вищого органу (установи), який є підставою для видання конкретного наказу;

розпорядча частина починається словесними “Наказую”, “Зобов'язую”, “Пропоную”, “Доручаю” і т. ін.

Вона складається із пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами.

Текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі (“Зарахувати”, “Призначити”, “Здійснити”, “Наголосити”, “Звільнити” і т. ін.). Якщо ж фактові надається значення більш, ніж особі, тоді вживається пасивна форма (“Грубі порушення виявлено…”), активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (“…завідувач навчальної частини зобов'язаний …”).

Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у Д. відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою.

Якщо розпорядча частина значна за кількістю пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії).

Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, паспорт, рапорт, заява тощо).

Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).

Візи (якщо є) “Проект наказу внесено…”, “Проект наказу погоджено…”.

Проект наказу погоджується:

із заступником керівника установи (підприємства);

з куратором питань, розглянутих у документі;

з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу з чинними правовими актами та розпорядженнями керівників установ.

Окрім обов'язкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами:

У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:

а) на яку посаду;
б) до якого структурного підрозділу (відділу);
в) вид прийняття (переведеннями, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом);
г) особливі умови (з прийняттям відповідальності, зі скороченим робочим днем та ін.);

ґ) умови платні (відповідно до штатного розкладу).

У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:

а) з якої посади на яку;
б) вид, термін (постійно, тимчасово);
в) мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.).

У наказах про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки:

основна, тарифна;

додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві; у зв'язку із зупиненням виробництва чи реорганізацією підприємств; як винагорода чи заохочення;

навчальна, академічна;

у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю; хворобою; лікуванням; після операційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;

без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок;

б) загальна кількість робочих днів;
в) дата (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);
г) період, за який надається відпустка (для основної, тарифної і додаткової).

У наказах про звільнення зазначають:

а) дату звільнення;
б) мотивування (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.) із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов'язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фігурували в документі, а ті повинні розписатися в оригіналі, зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи, закладу, підприємства.

Зразок:

Міністерство освіти і науки України

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ХАРЧОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

Н А К А З

16.11.96 № 150-а

м. Київ

Про особовий склад

Наказую:

Зарахувати: