Хранение документации номенклатура дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

1 Номенклатура дел это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Этапы составления номенклатуры дел:

• -визируется ответственным за архив организации,
• -подписывается руководителем службы делопроизводства,
• -согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
• -направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения - не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
• -утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).
• 2 Для закрепления навыков составления номенклатуры дел:

4 Установите верные сроки хранения дел, используя Перечень

5 Решение производственных задач.

Задача № 1

Секретарь Иванова Мария Сергеевна, устроилась в Кадровое агентство 12 января 2011 г. Изучая организационные документы, она обнаружила, что в агентстве не составляется номенклатура дел с 2005 года. Руководитель поручил Марии навести порядок в организационных документах и в первую очередь составить номенклатуру дел. Секретарь приступила к выполнению поручения:

Изучила номенклатуру дел за 2005 год и составила на её основе новую, перечисляя все дела (законченные делопроизводством и находящиеся в работе) с 2006 года

Оформила на номенклатуре дел гриф утверждения (утверждение приказом директора от 12.12.2011 № 15)

При определении сроков хранения использовала всю ту же номенклатуру дел за 2005 год.

>Определи ошибки, допущенные секретарём на всех этапах составления номенклатуры дел:

при определении сроков хранения не нужно использовать устаревшие данные , в данном случае за 2005 год

Сформулируй правила составления номенклатуры дел, перечисляя все этапы:

. предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;

содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

имеет справочное значение при изучении структуры организации;

является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Задача № 2

Персональный помощником руководителя Владимирова Ольга Михайловна, работает в ЗАО «Престиж». С 2008 года на Ольгу возложены обязанности составления номенклатуры дел организации и ведения архивных дел. Для специалиста не составило никакого труда исполнять новые обязанности, она успешно формировала архив и составила номенклатуру дел на 2009 год. Но, так как Ольга Михайловна была самоучкой, она допустила некоторые грубейшие ошибки при составлении номенклатуры дел.

>Определи ошибки, допущенные помощником руководителя:

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КОЛИЧЕСТВЕ ЗАВЕДЁННЫХ ДЕЛ

Помощник руководителя О.М. Владимирова

• 30.12.2009
• >Опиши все найденные ошибки:

• 6 Заполните бланк номенклатуры дел отдела кадров
• 7 Разгадайте Кроссворд

...дела, определяющий состав документов, хранящихся в этом деле

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в определённом году, с указанием сроков хранения

…типовых управленческих документов, заводимых в организации с указанием сроков их хранения

Совокупность документов, относящихся к одном вопросу или тематике

Срок хранения организационных документов

Номенклатура дел, включающая все документы, заводимые в организации

Образец номенклатуры дел, при составлении примерной номенклатуры дел

Срок хранения личного дела руководителя организации

Итоговая…о категориях и количестве дел, заводимых в определённом году

250 листов в деле

Рекомендуемый месяц составления номенклатуры дел

ТЕСТ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

Выберите один из предложенных вариантов и отметьте его в карточке ответов

• 1. Акты, письма, факсы, докладные записки относятся к …
• 1) организационным документам;
• 2) справочно-информационным документам;
• 3) распорядительным документам;
• 4) внешним документам.
• 2. Правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы - это …
• 1) приказ;
• 2) положение;
• 3) договор;
• 4) устав;
• 5) должностная инструкция.
• 3. Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?
• 1) По порядку с момента создания предприятия, организации, фирмы;
• 2) в пределах месяца;
• 3) подряд в пределах финансового года, но отдельно от приказов по личному составу.
• 4. Какой документ создается и оформляется секретарем в результате проведения производственного совещания у руководителя?
• 1) полный протокол;
• 2) краткий протокол;
• 3) распоряжение;
• 4) решение.
• 5. Какой документ содержит информацию с правами, обязанностями и функциями работника?
• 1) трудовой контракт;
• 2) трудовой договор;
• 3) приказ о приеме на работу;
• 4) должностная инструкция.
• 6. Какой документ составляется комиссией при выделении документов к уничтожению?
• 1) акт;
• 2) справка;
• 3) докладная записка;
• 4) объяснительная записка.
• 7. В каком документе Вы как руководитель структурного подразделения обоснуете свои предложения для руководства фирмы по расширению вашего отдела?
• 1) в письме;
• 2) в решении;
• 3) в докладной записке;
• 4) в справке.
• 8. Письмо, имеющее финансовые и юридические последствия, должно быть …
• 1) подписано директором, главным бухгалтером, заверено печатью;
• 2) заверено печатью;
• 3) подписано главным бухгалтером и директором;
• 4) согласовано с юристом.
• 9. Из каких двух частей состоит текст протокола?
• 1) вводной и констатирующей;
• 2) вводной и основной;
• 3) основной и распорядительной;
• 4) констатирующей и распорядительной.
• 10. В каком документе определяется фонд заработной платы организации, предприятия, фирмы?
• 1) в штатной численности;
• 2) в штатном расписании;
• 3) в уставе;
• 4) в приказе.
• 11. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?
• 1) положения о структурных подразделениях;
• 2) должностные инструкции;
• 3) штатное расписание;
• 4) все перечисленные документы.
• 12. На чье имя адресуется заявление?
• 1) на имя руководителя организации;
• 2) на имя начальника отдела кадров;
• 3) на имя руководителя структурного подразделения;
• 4) на имя заместителя руководителя организации.

Перечень какого вида документов приведён ниже?

Приказ, распоряжение, указание, инструкция.

организационные документы;

распорядительные документы;

информационно-справочные документы;

нормативные;

инструктивные.

В каком бланке дан наиболее полный перечень реквизитов предприятия?

бланк писем;

бланк телеграммы;

бланк телефонограммы.

15. Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, как следует расположить реквизит «подпись» на документе?

Какие виды документов связаны с передачей информации по каналам связи?

организационные документы;

распорядительные документы;

информационные;

инструктивные.

17. Кем подписываются приказы по основной деятельности предприятия?

главным бухгалтером

директором

главным инженером

инспектором по кадрам

финансовым директором

18. Какие информационно-справочные документы составляются для подтверждения установленных фактов, событий?

телеграммы;

письма;

акты;

справки;

телефонограммы;

объяснительные записки.

19. Когда регистрируются входящие документы?

в день поступления;

в день подписания;

в день отправки ответа;

в день утверждения;

не регистрируются.

20. Выберете из предложенных вариантов определение понятия документооборота:

Документооборот - это фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах

Документооборот - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения , оформленный в установленном порядке

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело

Документооборот - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности

Заполняет преподаватель

Экран выполнения заданий студентом

Перечень рекомендуемых учебных изданий, интернет-ресурсов, дополнительной литературы

• 1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ
• 2. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ
• 3. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г.
• 4. № 125-ФЗ (с изменениями на 13 мая 2008 г.)
• 5. Трудовой кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс РБ. 2001
• 6. с изменениями 07.01.2011
• 7. Трудовой кодекс Республики Башкортостан (в ред. Законов РБ от 29.04.98 № 152
• 8. Государственные стандарты
• 9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
• 10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
• 11. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения
• 12. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами
• 13. Основная литература:
• 14. Замыцкова О.И. Делопроизводство (ДОУ): учебник. - 4-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д : Феникс, 2006. - 348 с.
• 15. Корнеев И. К.; Пшенко А. В.; Машурцев В. А. Управление документами: Учебник.- ИНФРА-М, 2010 г.-300с.
• 16. Соколов В. С. -Документационное обеспечение управления. Форум, Инфра-М Профессиональное образование, 2010.- 176с .
• 17. Дополнительная литература
• 18. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов
• 19. с комментариями. - 6-е изд., испр. - М.: Омега-Л, 2009.- 318 с.
• 20. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК).
• 21. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии росархива от 06.02.2002)
• 22. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477.«Собрание законодательства РФ», 22.06.2009, № 25, ст. 3060, «Российская газета», № 113, 24.06.2009
• 23. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство.- СПб.: Питер, 2006.- 240 с.
• 24. Архивная служба России (Росархив) [Электронный ресурс] www.rusarhives.ru-Федеральная
• 25. Банк типовых документов [Электронный ресурс] www.dogovor.desk.ru
• 26. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) [Электронный ресурс] www.vniidad.ru
• 27. Журнал «Секретарь-референт» сетевая версия [Электронный ресурс] www.prof.by
• 28. Журнал «Справочник по управлению персоналом и Журнал «Справочник кадровика» [Электронный ресурс] www.kadrovik.ru -
• 29. Лаборатория новых информационных технологий [Электронный ресурс] www.landocs.ru-Компания
• 30. www.consultant.ru - «Консультант Плюс»